Um espaço de trabalho digital ajuda a reduzir custos e melhorar a produtividade dos funcionários, independentemente do fato de eles trabalharem de forma remota, híbrida ou presencial.
Com o desenvolvimento tecnológico, muitas organizações decidiriam virtualizar seus processos operacionais. Consequentemente, atividades que antes precisavam de um espaço físico para serem realizadas, hoje podem ser concluídas de forma totalmente online.
Mas afinal, como implementar um espaço de trabalho digital na sua empresa? Quais os principais benefícios dessa prática, além da redução de custos e aumento da produtividade dos funcionários?
Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura.
O que é um espaço de trabalho digital?
Um espaço de trabalho digital (ou digital Workspace) é basicamente a versão moderna do escritório tradicional.
Esse ambiente virtual permite que os funcionários possam trabalhar de qualquer lugar, como a própria casa ou até mesmo, em um hotel do outro lado do mundo!
Com a utilização de soluções tecnológicas e ferramentas específicas, a maioria das empresas podem virtualizar parcialmente ou totalmente suas atividades operacionais.
Quando bem planejada e executada, essa prática traz diversos benefícios para as empresas, independentemente do setor ou do tamanho de atuação.
Por que ter um espaço de trabalho digital é importante para a sua empresa?
O home office é uma tendência que veio para ficar. Isso não significa que todas as empresas vão implementar esse modelo de trabalho permanentemente, ou que todos os funcionários das grandes organizações vão trabalhar de forma remota.
Porém, como muito profissionais brasileiros preferem trabalhar de dentro das suas próprias casas e as empresas conseguem reduzir custos com o trabalho remoto, é seguro afirmar que mesmo quando a pandemia passar, muitos funcionários não voltarão para os escritórios físicos.
E é por isso que se você gerenciar uma organização que possui funcionários que fazem home office, implementar um espaço de trabalho virtual é essencial.
Como implementar um espaço de trabalho digital na sua empresa?
Para criar um Digital Workspace de forma rápida, é preciso levar em conta as necessidades dos funcionários, habilidades que eles precisam desenvolver, quais softwares a empresa precisa disponibilizar aos colaboradores e obviamente, a cultura organizacional.
Porém, antes de qualquer coisa, é preciso muito planejamento e pesquisa. Faça uma análise dos principais interesses da empresa e a partir de então, é hora de colocar as ideias em prática.
Agora que você já sabe o que é um espaço de trabalho digital, nós vamos te apresentar algumas soluções para que essa ferramenta seja implementada de modo simples e prático. Confira:
Realize a transformação digital na sua empresa
Sem o uso de ferramentas tecnológicas, não existe a possibilidade de criar um espaço de trabalho digital na sua empresa.
Com a adoção de novas tecnologias, você consegue otimizar o fluxo de informações e fazer com que todos os funcionários consigam trabalhar de forma integrada.
Portanto, para que essa prática realmente traga benefícios para a sua empresa, é importante analisar quais ferramentas tecnológicas devem ser implementadas na organização.
Há diversas soluções tecnológicas que vão tornar a implementação dessa prática mais fácil, entre elas estão:
• Plataformas de videoconferências
• Solução de e-mail corporativo
• Plataformas que armazenam arquivos em informações confidenciais da empresa em ambiente seguros
• Plataformas que ajudam a automatizar processos
Ofereça treinamento aos funcionários
Mesmo as ferramentas mais simples, podem ser consideradas complexas pelos funcionários quanto utilizadas pela primeira vez.
Por isso, se a transformação digital é essencial para a sua empresa, é importante oferecer treinamento para os funcionários.
Dessa forma, eles vão se sentir muito mais familiarizados com o sistema, além de se adaptarem rapidamente com o novo modelo de trabalho.
Pense no futuro do seu negócio
A adoção de um espaço de trabalho digital traz benefícios a curto prazo. Contudo, para essa estratégia realmente funcionar, é preciso adotar uma visão de médio e longo prazo.
Lembre-se de que a implementação dessa prática deve estar alinhada com os valores organizacionais.
Quais os principais benefícios dos espaços de trabalhos digitais?
Os principais benefícios da implementação de um espaço de trabalho digital na sua empresa, além da redução de custos e aumento da produtividade dos funcionários são:
União do ambiente digital com o físico
Implementar um espaço de trabalho digital também é uma ótima estratégia para auxiliar os funcionários que trabalham no escritório físico da empresa.
O motivo?
Com a utilização de ferramentas tecnológicas e a unificação da comunicação empresarial, os funcionários da organização podem começar a trabalhar de forma integrada.
Ou seja, quem faz home office, não vai ter dificuldades em se comunicar com quem trabalha presencialmente na sede da empresa.
Consequentemente, todos os funcionários conseguem se comunicar de forma efetiva, o que ajuda a reduzir a chance de ter que realizar um trabalho. Além disso, o tempo de conclusão das atividades também diminui consideravelmente.
Omnichannel
A estratégia omnichannel é baseada no uso integrado e simultâneo de diferentes plataformas de comunicação. O objetivo é interligar a comunicação online com a offline.
Dessa forma, a sua empresa consegue oferecer uma boa experiência para o cliente, totalmente personalizada de acordo com os interesses dele.
Segurança da informação
Muitas empresas estão preocupadas com a segurança das informações, já que é preciso manter em sigilo dados pessoais dos funcionários e clientes.
Devido ao aumento cibernéticos, torna-se ainda mais essencial proteger informações confidenciais da sua organização.
A boa notícia é que se você utilizar soluções digitais para aumentar a segurança da empresa, os resultados serão extremamente positivos, já que estas soluções oferecem ao setor de TI uma visão mais ampla dos arquivos, usuários e dispositivos conectados à rede principal de conexão.
Ao investir em um espaço de trabalho digital, a sua empresa consegue se adaptar rapidamente a realidade atual do mercado.
As soluções tecnológicas vieram para ficar e as empresas que sabem disso, estão ganhando vantagem competitiva.
Se você quer saber mais sobre essa ferramenta e como ela pode ser personalizada de acordo às necessidades da sua organização, acesse nosso site para mais informações!
