As tarefas de uma empresa precisam estar centralizadas e visíveis aos colaboradores. E com softwares especializados em gerenciamento, o trabalho em conjunto pode ser mais produtivo. Continue a leitura a seguir.
Índice
- O que são ferramentas de gestão de tarefas?
- Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de tarefas?
- Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de tarefas?
- Fatores que devem ser levados em conta antes de adquirir uma ferramenta de gestão de tarefas
- Quais são as tendências das ferramentas de gestão de tarefas para os próximos anos?
O que são ferramentas de gestão de tarefas?
A gestão de tarefas está relacionada ao monitoramento de atividades operacionais durante um determinado período, incluindo o planejamento, teste, análise e criação de relatórios.
Para que todo o processo possa ser finalizado no tempo previsto, existem ferramentas específicas que ajudam os colaboradores a trabalhar de forma unificada, utilizando recursos como agenda virtual e mecanismos de criação de relatórios, por exemplo.
Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de tarefas?
As ferramentas de gestão de tarefas minimizam a probabilidade de erros operacionais acontecerem e melhoram o processo de comunicação entre os colaboradores, mesmo que alguns deles trabalhem remotamente.
Dessa forma, é possível economizar tempo e dinheiro, já que todas as atividades relacionadas a execução de projetos, serão concluídas de forma mais rápida e eficiente.
Entre as principais vantagens, podemos destacar:
1. Adoção de metodologias ágeis
Os sistemas de gestão ágil de tarefas e projetos não só podem, como devem ser aproveitados pelos gestores da organização.
Algumas estratégias, como o SCRUM, por exemplo, que tem como base os feedbacks frequentes e a colaboração entre todos os envolvidos na execução da tarefa, podem ser mais bem aproveitadas quando há uma ferramenta específica para o controle e organização de atividades operacionais.
Dessa forma, a sua organização consegue ter uma visão panorâmica sobre a execução da tarefa.
2. Aumento da produtividade
Os recursos disponíveis nos softwares de gestão de tarefas, auxiliam os gerentes a segmentar os projetos em tarefas prioritárias e secundárias, que serão fornecidas a todos os envolvidos.
Isso faz com que os colaboradores possam estabelecer prioridades e consigam trabalhar de forma mais unificada.
3. Centralização das informações
Quando os funcionários estão envolvidos em várias atividades ao mesmo tempo, é necessário que eles tenham as informações de cada uma delas em um local específico.
Caso contrário, eles podem se confundir com os projetos e ter problemas em relação ao prazo de entrega e com a comunicação entre os clientes.
Em uma boa gestão de tarefas, todas as informações devem ser concentradas em um gerenciador.
4. Avaliação de resultados
Para saber quais pontos devem ser melhorados e quais estratégias devem ser mantidas ou eliminadas, os gestores e profissionais responsáveis pelas tarefas, devem avaliar os resultados parciais e finais de cada projeto.
As vantagens da gestão de tarefas vão muito além do fornecimento de dados. Com eles em mãos, torna-se possível criar relatórios que realmente possam ser avaliados e aplicados na rotina empresarial.
Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de tarefas?
• Armazenamento de documentação e arquivos: certamente, para executar tarefas e projetos, é preciso utilizar documentos específicos. Caso você perca o acesso a eles, ou então, em algum momento, eles acabem sendo extraviados, a empresa poderá ter problemas. Por isso, é mais do que essencial utilizar uma ferramenta específica para armazenar as informações.
• Alocação de recursos: o plano que a sua empresa desenvolveu para distribuir todas as ferramentas necessárias para executar e completar uma tarefa, será melhor aproveitado com softwares específicos.
• Alertas e notificações: monitore pontos importantes e notifique a equipe de execução sempre que houver uma atualização ou mudança referente as tarefas que a sua empresa está realizando.
• Marcação de tarefas: com certeza os funcionários vão se tornar mais ágeis e produtivos, se houver uma ferramenta que possui recursos como marcações e etiquetas para organizar, classificar e nomear tarefas.
Fatores que devem ser levados em conta antes de comprar uma ferramenta de gestão de tarefas
Saiba a realidade da sua empresa!
Sempre que uma empresa decide adotar uma ferramenta ou estratégia diferenciada, é preciso fazer uma análise da organização interna e conversar com todos os profissionais que podem ser afetados pela mudança.
Além disso, é necessário identificar quais são os principais objetivos a curto, médio e longo prazo da sua organização, para descobrir se as ferramentas que você pretende utilizar, estão de acordo com a realidade atual e as metas futuras do empreendimento.
Antes de utilizar uma ferramenta de gestão de tarefas, é preciso analisar os seguintes fatores:
• Comunicação entre as equipes: se na sua empresa os funcionários não estão acostumados com a comunicação através de ferramentas de gestão de tarefas e projetos, é importante conversar com eles para explicar sobre as novas mudanças.
• Softwares específicos para o setor de atuação da empresa: se a sua organização atende um nicho de mercado como contabilidade, publicidade, saúde, logística ou educação, considere utilizar um sistema de gestão de tarefas específico para a área de atuação.
Quais são as tendências das ferramentas de gestão de tarefas para os próximos anos?
O uso de ferramentas de gestão de tarefas está conectado às principais tendências do futuro. Não sabe quais? Veja três delas:
• Autogestão: com a comunicação cada vez mais unificada e integrada, os funcionários poderão trabalhar de forma mais eficiente e sem um profissional específico para monitorar o trabalho. Dessa forma, eles conseguem ser mais produtivos, já que como todas as informações estarão integradas em uma única plataforma, eles não precisarão esperar respostas através de e-mails sobre quais serão os próximos passos para executar determinada tarefa (as orientações podem ser colocadas na plataforma utilizada para o gerenciamento de atividades).
• Mobilidade: o home office é uma tendência para o futuro. Mas para que os funcionários possam trabalhar em casa de maneira eficiente e não precisem se deslocar presencialmente até a empresa para resolver questões simples, é importante utilizar ferramentas que melhorem o processo de comunicação interna.
• Automação: A gestão de tarefas é um processo extremamente detalhista. Por isso, se os funcionários precisam lidar com as atividades de modo totalmente manual, é bem provável que eles cometam erros que afetem a eficiência e o tempo de execução da tarefa. Mas com a automação de tarefas e o uso da tecnologia, a chance de eles cometerem equívocos diminui consideravelmente.
Se você ficou interessado em adquirir uma ferramenta de gestão de tarefas, entre em contato conosco agora mesmo e faça a sua solicitação.