Guia de compra de ferramentas de gestão de tarefas

Índice

  1. O que são ferramentas de gestão de tarefas?
  2. Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de tarefas?
  3. Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de tarefas?
  4. Fatores que devem ser levados em conta antes de adquirir uma ferramenta de gestão de tarefas
  5. Quais são as tendências das ferramentas de gestão de tarefas para os próximos anos?

O que são ferramentas de gestão de tarefas?

A gestão de tarefas está relacionada ao monitoramento de atividades operacionais durante um determinado período, incluindo o planejamento, teste, análise e criação de relatórios.

Para que todo o processo possa ser finalizado no tempo previsto, existem ferramentas específicas que ajudam os colaboradores a trabalhar de forma unificada, utilizando recursos como agenda virtual e mecanismos de criação de relatórios, por exemplo.

Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de tarefas?

As ferramentas de gestão de tarefas minimizam a probabilidade de erros operacionais acontecerem e melhoram o processo de comunicação entre os colaboradores, mesmo que alguns deles trabalhem remotamente.

Dessa forma, é possível economizar tempo e dinheiro, já que todas as atividades relacionadas a execução de projetos, serão concluídas de forma mais rápida e eficiente.

Entre as principais vantagens, podemos destacar:

1. Adoção de metodologias ágeis

Os sistemas de gestão ágil de tarefas e projetos não só podem, como devem ser aproveitados pelos gestores da organização.

Algumas estratégias, como o SCRUM, por exemplo, que tem como base os feedbacks frequentes e a colaboração entre todos os envolvidos na execução da tarefa, podem ser mais bem aproveitadas quando há uma ferramenta específica para o controle e organização de atividades operacionais.

Dessa forma, a sua organização consegue ter uma visão panorâmica sobre a execução da tarefa.

2. Aumento da produtividade

Os recursos disponíveis nos softwares de gestão de tarefas, auxiliam os gerentes a segmentar os projetos em tarefas prioritárias e secundárias, que serão fornecidas a todos os envolvidos.

Isso faz com que os colaboradores possam estabelecer prioridades e consigam trabalhar de forma mais unificada.

3. Centralização das informações

Quando os funcionários estão envolvidos em várias atividades ao mesmo tempo, é necessário que eles tenham as informações de cada uma delas em um local específico.

Caso contrário, eles podem se confundir com os projetos e ter problemas em relação ao prazo de entrega e com a comunicação entre os clientes.

Em uma boa gestão de tarefas, todas as informações devem ser concentradas em um gerenciador.

4. Avaliação de resultados

Para saber quais pontos devem ser melhorados e quais estratégias devem ser mantidas ou eliminadas, os gestores e profissionais responsáveis pelas tarefas, devem avaliar os resultados parciais e finais de cada projeto.

As vantagens da gestão de tarefas vão muito além do fornecimento de dados. Com eles em mãos, torna-se possível criar relatórios que realmente possam ser avaliados e aplicados na rotina empresarial.

Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de tarefas?

Armazenamento de documentação e arquivos: certamente, para executar tarefas e projetos, é preciso utilizar documentos específicos. Caso você perca o acesso a eles, ou então, em algum momento, eles acabem sendo extraviados, a empresa poderá ter problemas. Por isso, é mais do que essencial utilizar uma ferramenta específica para armazenar as informações.

• Alocação de recursos: o plano que a sua empresa desenvolveu para distribuir todas as ferramentas necessárias para executar e completar uma tarefa, será melhor aproveitado com softwares específicos.

Alertas e notificações: monitore pontos importantes e notifique a equipe de execução sempre que houver uma atualização ou mudança referente as tarefas que a sua empresa está realizando.

• Marcação de tarefas: com certeza os funcionários vão se tornar mais ágeis e produtivos, se houver uma ferramenta que possui recursos como marcações e etiquetas para organizar, classificar e nomear tarefas.

gestão de tarefas

Fatores que devem ser levados em conta antes de comprar uma ferramenta de gestão de tarefas

Saiba a realidade da sua empresa!

Sempre que uma empresa decide adotar uma ferramenta ou estratégia diferenciada, é preciso fazer uma análise da organização interna e conversar com todos os profissionais que podem ser afetados pela mudança.

Além disso, é necessário identificar quais são os principais objetivos a curto, médio e longo prazo da sua organização, para descobrir se as ferramentas que você pretende utilizar, estão de acordo com a realidade atual e as metas futuras do empreendimento.

Antes de utilizar uma ferramenta de gestão de tarefas, é preciso analisar os seguintes fatores:

Comunicação entre as equipes: se na sua empresa os funcionários não estão acostumados com a comunicação através de ferramentas de gestão de tarefas e projetos, é importante conversar com eles para explicar sobre as novas mudanças.

Softwares específicos para o setor de atuação da empresa: se a sua organização atende um nicho de mercado como contabilidade, publicidade, saúde, logística ou educação, considere utilizar um sistema de gestão de tarefas específico para a área de atuação.

Quais são as tendências das ferramentas de gestão de tarefas para os próximos anos?

O uso de ferramentas de gestão de tarefas está conectado às principais tendências do futuro. Não sabe quais? Veja três delas:

Autogestão: com a comunicação cada vez mais unificada e integrada, os funcionários poderão trabalhar de forma mais eficiente e sem um profissional específico para monitorar o trabalho. Dessa forma, eles conseguem ser mais produtivos, já que como todas as informações estarão integradas em uma única plataforma, eles não precisarão esperar respostas através de e-mails sobre quais serão os próximos passos para executar determinada tarefa (as orientações podem ser colocadas na plataforma utilizada para o gerenciamento de atividades).

Mobilidade: o home office é uma tendência para o futuro. Mas para que os funcionários possam trabalhar em casa de maneira eficiente e não precisem se deslocar presencialmente até a empresa para resolver questões simples, é importante utilizar ferramentas que melhorem o processo de comunicação interna.

Automação: A gestão de tarefas é um processo extremamente detalhista. Por isso, se os funcionários precisam lidar com as atividades de modo totalmente manual, é bem provável que eles cometam erros que afetem a eficiência e o tempo de execução da tarefa. Mas com a automação de tarefas e o uso da tecnologia, a chance de eles cometerem equívocos diminui consideravelmente.

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