Integração de sistemas: o que é, benefícios e 5 passos para fazer

A sua empresa provavelmente já utiliza ferramentas tecnológicas para áreas como contabilidade, atendimento ao cliente e pagamento.

Mas você sabia que a integração de sistemas pode otimizar o trabalho de colaboradores de diversos setores e, assim, melhorar o atendimento ao consumidor?

Contudo, em meio a uma transformação digital que está revolucionando o mundo dos negócios em diversos aspectos, é normal que haja dúvidas sobre o processo de integração de sistemas de gestão, principais vantagens e desafios.

Pensando nisso, elaboramos esse artigo com várias informações sobre a ferramenta! Continue a leitura para saber mais.

O que é integração de sistemas?

A integração de sistemas é a ação de fazer com que ferramentas digitais e plataformas distintas possam interagir entre si, de modo automatizado, centralizando dados que irão circular de maneira mais rápida e eficiente entre os setores.

Ao colocar a integração dos sistemas na prática, a equipe irá inserir dados em um determinado software e imediatamente, as informações estarão disponíveis para outro setor, que também precisa desses dados.

Na prática, o conceito é ainda mais amplo. Isso acontece porque esse tipo de processo envolve otimizações, inteligência de dados e o uso de outras ferramentas tecnológicas.

Geralmente a integração de sistemas se torna necessária nas seguintes situações:

• Otimização de processos já realizados

• Centralização de dados

• Necessidade de aumento de produtividade

• Melhora na qualidade do atendimento

Entenda os principais benefícios da integração de sistemas.

Quais os principais benefícios da integração de sistemas?

Como você já deve imaginar, a integração de sistemas proporciona um impacto extremamente positivo na rotina das organizações.

E entre as principais vantagens, podemos mencionar:

Melhora da produtividade

Uma das primeiras vantagens que você vai perceber na empresa, é o aumento da produtividade dos colaboradores.

Com os setores se comunicando de forma mais eficiente, a cadeia operacional se torna mais dinâmica, o que aumenta o nível de colaboração e inovação. Dessa forma, os profissionais irão desempenhar suas atividades com mais empenho e rapidez.

Vantagem competitiva no mercado

A integração de sistemas irá ajudar a marca a ter um diferencial competitivo no mercado e, obviamente, você pode utilizá-la ao seu favor.

Por exemplo, você pode mostrar aos clientes, parceiros e fornecedores, que a empresa possui foco em inovação e no uso de tecnologias para otimizar processos e melhorar o atendimento.

Isso faz com que as pessoas tenham ainda mais confiança na empresa e na qualidade dos serviços prestados.

Agilidade dos processos

A integração de sistemas otimiza os processos, pois as informações circulam de maneira mais rápida entre os setores.

Dessa forma, gestores e líderes, poderão tomar decisões de forma mais eficiente.

Como resultados, tanto os clientes quanto os funcionários ficarão mais satisfeitos.

Gestão inteligente de estoque

O controle de estoque é fundamental para reduzir custos e evitar a falta ou excesso de produtos.

Assim como a falta de produtos prejudica a reputação da empresa perante o cliente, o excesso também traz malefícios, como por exemplo, o desperdício e produtos que possuem prazo de validade.

E a integração de sistemas de gestão pode ajudar na resolução desse problema, já que elas permitem o acompanhamento de dados.

5 passos para realizar a integração de sistemas da sua empresa

Independentemente dos sistemas que a organização está querendo realizar a integração, o processo de implementação pode se tornar muito mais simples, se você seguir alguns passos. Saiba agora quais são eles:

1. Definição de objetivos

O primeiro passo é definir exatamente o que a empresa deseja alcançar.

Pode ser que o objetivo seja reduzir custos, economizar tempo ou então, otimizar processos internos, que estão sendo afetados pela falta de uma comunicação mais integrada e compartilhada entre os colaboradores.

E é nessa etapa que o gestor e equipe responsável, irão definir as expectativas e aproveitar todos os benefícios da integração.

2. Configurações personalizadas

Essa etapa depende muito dos sistemas que a empresa já usa e das informações que já estão agregadas.

Com as informações em mãos, a organização poderá fazer configurações personalizadas, a partir do tipo integração escolhida e dos objetivos definidos anteriormente.

3. Definição do tipo de integração

Há três tipos de integração: banco a banco, trocas e compartilhamento de dados eletrônicos e API. Vamos explicar melhor sobre cada uma delas.

• Banco a banco: nessa modalidade, a integração de sistemas ocorre pela utilização de um banco de dados em comum. Através de um software de extração de dados, eles sofrem modificações para o uso apropriado.

• Troca de dados eletrônicos: o compartilhamento de dados eletrônicos permite que os softwares exportem dados entre si, o que torna o processo de troca de informações mais ágil.

• Integração por meio de API: é uma alternativa mais simples e muito usada na integração de sistemas. Ela garante velocidade na troca de informações, além de uma comunicação mais direta. Apesar de ser mais simples que os outros tipos de integração, essa modalidade é considerada bem segura. A troca de dados ocorre sem a implementação de intermediários.

É importante lembrar que o tipo de integração escolhida deve estar alinhado aos objetivos e sistemas já existentes dentro da organização.

4. Preparação dos dados da empresa

Os dados precisam estar totalmente organizados para que possam ser sincronizados com a nova solução tecnológica.

A partir dos dados que a empresa adquiriu ao longo de meses ou anos, é possível avaliar, mensurar e criar novas estratégias para o negócio.

Na era digital, os dados são uns dos principais bens que uma empresa tem. Por isso, é muito importante realizar a integração entre os sistemas.

5. Treinamento da equipe

Os funcionários são parte fundamental do processo de integração de sistemas, afinal, a maior parte dos dados inseridos será manuseada por eles.

Por isso, é importante que eles estejam engajados nessa transição, pois assim, a estratégia irá funcionar de forma mais rápida e eficiente.

Se você quer trazer os principais benefícios dos avanços tecnológicos para dentro da sua empresa, considere implementar essa metodologia!

Gostou de saber como funciona o processo de integração de sistemas? Quer saber como o seu negócio pode usufruir dos benefícios dessa inovação?

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A integração de sistemas.

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