Assinar contratos digitalmente é uma maneira eficiente de diminuir custos e papeladas desnecessárias. Os softwares desse setor são seguros e possuem recursos que facilitam processos contratuais corporativos. Saiba mais neste guia.
Índice
- O que são plataformas de assinatura digital?
- Quais as vantagens de empregar uma plataforma de assinatura digital?
- Quais os principais recursos das plataformas de assinatura digital?
- O que levar em conta antes de adquirir uma plataforma de assinatura digital?
- Quais são as tendências das plataformas de assinatura digital para os próximos anos?
O que são plataformas de assinatura digital?
As plataformas de assinatura digital facilitam o dia a dia de empresas, clientes, fornecedores e acionistas.
Esses softwares capturam assinaturas através da criptografia de dados e permitem que os usuários anexem a imagem de uma assinatura em documento de modo totalmente eletrônico.
As soluções tecnológicas de assinatura digital são totalmente seguras, já que possuem recursos específicos para validar a identidade do signatário.
Quais as vantagens de empregar uma plataforma de assinatura digital?
As plataformas de gestão de contrato e assinatura digital ajudam a acelerar o processo de conclusão de contratos, facilitando acordos internos e externos.
Ou seja, se na sua empresa, o processo de fechamento de contratos é extremamente burocrático e lento, por causa da necessidade de se fazer com que alguém se desloque fisicamente para assinar documentos, as plataformas de assinatura digital vão trazer diversos benefícios para todos os envolvidos nesses acordos.
Entre os principais benefícios, podemos citar:
1. Diminuição de custos
O custo logístico, envolvido no deslocamento de funcionários e gestores ou de clientes e acionistas, pode comprometer o orçamento da sua empresa.
Com as plataformas de assinatura eletrônica, você consegue oficializar acordos de forma totalmente online. Dessa forma, a empresa também poderá economizar em relação a contratação de empresas terceirizadas de motoboy.
2. Segurança das informações
O processo de assinatura digital é muito mais seguro do que você imagina. Esses softwares possuem mecanismos de confirmação de identidade seguros o suficiente para manter a segurança de todos os envolvidos no processo.
Há programas de assinaturas digitais que validam o número do IP e a localização do usuário.
O ideal é que a plataforma escolhida possua recursos adicionais, como por exemplo, certificado digital e criptografia de dados.
3. Aumento da produtividade da equipe
Se os seus funcionários precisarem se deslocar toda vez que for necessário assinar um novo contrato, ou então, precisarem ficar esperando a outra parte envolvida do acordo chegar na sede da empresa para fechar o acordo, eles vão perder muito tempo com uma tarefa que poderia ser realizada de forma totalmente online.
Consequentemente, a produtividade deles será afetada.
Aliás, já está comprovado que quanto mais soluções tecnológicas a sua empresa fornecer aos funcionários, mais produtivos eles serão.
4. Redução no uso de papel
Além de representar uma economia de custos e eliminar a necessidade de locação de um espaço físico apenas para o armazenamento de documentos, o uso da assinatura eletrônica é um recurso que contribui para a sustentabilidade do planeta.
5. Validade legal
As assinaturas digitais possuem garantia, assim como como as versões manuscritas de assinatura.
Isso quer dizer que elas são válidas em qualquer lugar, até mesmo em tribunais.
6. Transparência
Todos os processos realizados na gestão de contratos virtuais ficam gravadas e são disponibilizadas aos usuários que têm permissões predefinidas.
Quais os principais recursos das plataformas de assinatura digital?
• Identificação de signatário: você não precisa se preocupar com a autenticidade do usuário, pois as plataformas de assinatura digital possuem recursos suficientes para realizar esse processo de maneira segura e eficiente.
• Assinatura por dispositivos móveis: você pode oficializar acordos e fechar contratos através do seu celular ou interface baseada na web.
• Registro e armazenamento de dados: se desejar, você pode acessar todos os processos que foram oficializados através de assinaturas eletrônicas na plataforma escolhida. Informações como registros de data e hora da assinatura, além de alterações nos documentos, também podem ser visualizadas de forma extremamente simples por você ou pessoas autorizadas.
• Assinatura de várias partes: é possível compartilhar documentos com diversos usuários e adquirir assinaturas em série.
O que levar em conta antes de adquirir uma plataforma de assinatura digital?
Conheça melhor a realidade do seu negócio
Sem dúvida alguma, as plataformas de assinatura digital ajudam a sua empresa a economizar tempo, aumentar a produtividade dos funcionários e ganhar vantagem competitiva (já que você irá oferecer um recurso para os clientes que provavelmente, a concorrência ainda não oferece).
Contudo, antes de aplicar essa solução tecnológica, é preciso ficar atento a alguns fatores, como por exemplo:
• Métodos de autenticação: há diversos softwares de assinatura digital, e o que os diferencia são os métodos de autenticação, que podem ser o e-mail, número de celular e até mesmo perfis em redes sociais.
• Tipo de assinatura eletrônica: há três métodos disponíveis – simples, avançado e qualificado. O simples é utilizado em transações de menor risco e identifica o signatário através da associação de dados. Já o qualificado, apresenta o mais alto nível de confiabilidade.
Quais são as tendências das plataformas de assinatura digital para os próximos anos?
As plataformas de assinatura digital podem trazer diversos benefícios para as empresas. E é por isso que os softwares que oferecem esse recurso para as empresas, receberão ainda mais investimentos nos próximos anos.
Entre as principais tendências dessa ferramenta tecnológica, podem-se destacar:
• Armazenamento em nuvem: para maior segurança dos processos da sua empresa, é necessário utilizar ferramentas que salvem todos os contratos e assinaturas. Para tornar esse processo ainda mais eficiente, o ideal é que as informações sejam salvas na nuvem. Dessa forma, a organização pode acessar todos os documentos da empresa sempre que for necessário.
• Integração: Não importa se você pretende assinar um documento em Word ou PDF – as plataformas de assinatura digital devem possibilitar a assinatura de documentos em diversos tipos de arquivos (docs, link da web, etc).
Facilite a sua vida e a de todos os envolvidos nos processos de compras, vendas e fechamento de acordos empresariais!
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