O que é RFP e RFI: 5 dicas para encontrar o fornecedor ideal

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Ao implementar um novo projeto, a fase de Compras ou Aquisições é uma das diversas outras fases desafiadoras desse processo. Mas você sabia que a elaboração de um RFP e ou RFI é uma prática bastante eficiente para evitar interrupções na sua cadeia de suprimentos por problemas como mercadorias abaixo do padrão de qualidade da empresa, preços altos e entregas atrasadas? 

RFI e RFP são ferramentas vitais que podem ser usadas para obter uma solução de sourcing bem-sucedida. Trata-se de documentos que são utilizados há décadas no mundo todo por empresas que precisam selecionar o fornecedor ideal, capaz de atender todas as suas necessidades. O RFP e o RFI ajudam a analisar o que potenciais fornecedores têm a oferecer para, então, decidir qual seria o mais adequado para suprir as demandas da empresa. 

Embora as siglas possam ser bastante parecidas, o RFP e o RFI apresentam definições distintas e atendem a propósitos diferentes em um processo de aquisição. 

Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar o que é RFP e RFI e para que esses documentos servem. 

Qual a diferença entre RFI e RFP? 

RFI (Request For Information ou Pedido de informação, em português) é um documento no qual são coletadas informações de diferentes fornecedores para decidir de qual fornecedor a empresa deve buscar produtos ou serviços. Este método se torna útil quando há muitos fornecedores potenciais para escolher e quando ainda não há um amplo conhecimento acerca o funcionamento do produto ou serviço prestes a ser adquirido. Isso permite que a organização faça uma lista restrita de fornecedores potenciais e selecione o fornecedor ou fornecedores mais adequados. 

Por exemplo: 

Uma empresa deseja implementar um sistema de CRM não conhece detalhes completos sobre os potenciais fornecedores então, essa empresa utiliza uma RFI para conhecer melhor os benefícios que um software de CRM pode trazer para os negócios e as opções disponíveis no mercado. 

Esse documento de RFI é então encaminhado aos potenciais fornecedores a fim de obter maiores informações sobre o setor e os serviços. Os potenciais fornecedores respondem às perguntas iniciais sobre suas soluções e “quebram o gelo” com a empresa interessada. 

O principal objetivo de uma Solicitação de Informação é afunilar os fornecedores em potencial, apresentando questionamentos para coletar informações mais abrangentes.  

RFP (Solicitação de Proposta) é um documento no qual a empresa solicita detalhes de propostas abrangentes e comparáveis de diferentes fornecedores para um determinado produto ou serviço. E para isso a empresa solicitante busca informações seguras e precisas sobre seus fornecedores que incluem itens como histórico da empresa, capacidade técnica e até mesmo alguns dados financeiros, com buscas de referências em outros clientes. 

Com base nas informações coletadas pela RFI, a lista de candidatos se reduz ainda mais com a RFP. Geralmente, a RFP é mais detalhada que a RFI e contém requisitos mais precisos. A empresa deve expressar quais as suas necessidades e seus objetivos de negócio. 

Ou seja, enquanto o RFI é enviado a vários fornecedores, o RFP é distribuído após o leque de fornecedores em potencial ter sido pesquisado e reduzido. 

Ter um banco de dados de RFP pode te ajudar bastante a otimizar o tempo necessário para encontrar bons fornecedores. dicas de como elaborar uma RFP e uma RFI.

Agora que você já sabe o que é RFP e RFI, confira a seguir 5 dicas de como elaborar esses documentos para a sua empresa. 

1 – Estabeleça objetivos claros 

Os fornecedores em potencial precisam saber quais objetivos você pretende alcançar com as soluções que eles têm a oferecer. 

2 – Exponha suas limitações 

Quais as suas limitações em relação à aquisição desse novo produto ou serviço? Existem prazos a serem cumpridos? Há alguma restrição orçamentária? 

Isso vai ajudar o fornecedor a te entender melhor e ser mais assertivo na proposta. 

3 – Faça um cronograma 

Para selecionar um novo fornecedor, procure estabelecer um cronograma. Isso vai evitar que o processo de seleção se arraste por mais tempo que o necessário. 

4 – Seja específico em relação às suas exigências 

Quais as características os produtos ou serviços que você procura devem ter? Seja específico quanto às suas prioridades e exigências relacionadas à aparência, funcionalidades, integração, suporte etc. 

5 – Faça perguntas abertas 

Na hora de redigir sua RFI, dê preferência a perguntas abertas. Isso possibilita aos fornecedores em potencial explicar melhor suas soluções 

Ficou claro o que é RFP e RFI e como elaborar esses documentos? Então que tal colocar em prática na sua empresa tudo o que você aprendeu neste artigo?

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