Guia de compra para sistemas contábeis

Índice

  1. O que são sistemas contábeis?
  2. Quais as vantagens de empregar um sistema contábil?
  3. Quais são os principais recursos dos sistemas contábeis?
  4. Fatores que devem ser levados em conta antes de adquirir um sistema contábil
  5. Quais são as tendências dos sistemas contábeis para os próximos anos?

O que são sistemas contábeis?

Os sistemas contábeis são ferramentas tecnológicas que automatizam as tarefas relacionadas a contabilidade, a fim de melhorar a produtividade dos colaboradores, reduzir o índice de erros e diminuir o tempo de execução das atividades operacionais.

Os softwares e aplicativos integrados com os sistemas de contabilidade permitem a verificação em tempo real da saúde financeira de uma organização, como fluxo de caixa, lucratividade, custos fixos e variáveis, etc.

Quais as vantagens de utilizar sistemas contábeis?

Todas as empresas são obrigadas a seguir um sistema de contabilidade. Isso não significa que é realmente necessário ter um setor contábil na sua organização, já que esse trabalho pode ser terceirizado.

Contudo, a contabilidade não deve ser vista como essencial apenas porque é obrigatória, mas sim, porque essa ciência é capaz de registrar todos os indicadores e acontecimentos que podem afetar o patrimônio de uma empresa.

Mas para melhorar as atividades relacionadas ao setor financeiro, a melhor opção é sempre utilizar sistemas contábeis que alinham a tecnologia com às finanças organizacionais.

Entre os principais benefícios relacionados ao uso dos sistemas contábeis, podemos destacar:

1. Eficiência do processo

 As questões tributárias são extremamente burocráticas e envolvem uma grande quantidade de informações. Isso significa que ao realizar essas operações de modo manual, a chance dos colaboradores cometerem erros é realmente alta.

Quem trabalha na área, sabe que qualquer detalhe preenchido de forma errada, pode trazer prejuízos graves para a organização.

Ao digitalizar os documentos referentes ao departamento financeiro, torna-se possível criar relatórios em menos tempo e encontrar qualquer discrepância nos dados de forma muito mais rápida.

2. Segurança dos dados

Os sistemas contábeis com armazenamento em nuvem auxiliam na organização da rotina empresarial, trazendo mais agilidade e praticidade.

Além disso, eles ajudam a manter a segurança de dados confidenciais que não podem, em momento algum, serem extraviados.

Claro que você sempre pode manter cópias físicas dos arquivos. Contudo, para a sua segurança, o ideal é que esses documentos confidenciais sejam salvos também em sistemas virtuais que possuem controle de acesso e outras ferramentas de segurança, como a criptografia de dados.

3. Redução de custos

Ao utilizar uma boa solução tecnológica, você consegue diminuir os custos relacionados à utilização de ferramentas adicionais e contratação de novos colaboradores. Tudo isso, claro, sem prejudicar a eficiência das operações e o cumprimento de todas as obrigações fiscais e contábeis.

4. Integração de tarefas

Os sistemas contábeis permitem a integração de tarefas, fazendo com que todos os colaboradores consigam trabalhar de forma mais eficiente e unificada.

Quais são os principais recursos dos sistemas contábeis?

Gestão de documentos: quanto maior uma empresa, mais difícil fica lidar com o volume de documentos essenciais para o controle contábil. Sendo assim, é necessário fazer com que todos os processos sejam realizados de maneira eficiente e dentro do prazo. Obviamente, gerenciar os documentos de forma online é uma forma de otimizar processos contábeis e reduzir a chance da empresa perder o acesso a informações confidenciais.

Sistema de cobrança: um bom sistema de cobrança ajuda a evitar constrangimento com os clientes e acionistas, além de problemas relacionados a pagamentos (salários dos funcionários e compras com fornecedores, por exemplo).

• Razão geral: Reunir informações sobre ativos, custos, despesas e receitas fica muito mais fácil através de um sistema contábil prático e eficiente.

Armazenamento em nuvem: a cloud computing já é uma realidade no mundo empresarial. A boa notícia é que essa tecnologia também pode ser aplicada em sistemas contábeis. A armazenagem em nuvem é uma excelente forma de reduzir custos relacionados ao aluguel de espaços físicos (que servem para guardar documentos em papel) e outros recursos financeiros, já que essa tecnologia costuma ter um custo-benefício melhor do que as opções tradicionais.

Fatores que devem ser levados em conta antes de adquirir um sistema de contabilidade

Conheça melhor a realidade do seu negócio

Antes de começar a utilizar sistemas contábeis para otimizar o setor financeiro da sua empresa, é importante conhecer um pouco mais da realidade interna, da rotina dos colaboradores e traçar objetivos a curto, médio e longo prazo.

Dessa forma, torna-se possível escolher os melhores sistemas contábeis para a sua empresa.

Deverão ser levados em conta os seguintes fatores:

Digitalização de documentos: transferir todos os documentos para o digital pode levar um bom tempo. Entretanto, é um ‘’sacrifício’’ temporário, já que é possível ver os benefícios dessa transição no curto e médio prazo.

Automatização de tarefas: se os colaboradores estão acostumados a realizar operações fiscais e contábeis de forma manual, é interessante oferecer treinamento para que eles possam aprender mais rápido como os sistemas contábeis funcionam.

Quais são as tendências dos sistemas contábeis para os próximos anos?

O uso de sistemas contábeis vai modernizar a sua empresa e fazer com que ela consiga ganhar vantagem competitiva no mercado. Além disso, essas soluções tecnológicas são uma das principais tendências para o futuro das organizações.

Entre as principais tendências dos sistemas contábeis para os próximos anos, podemos destacar:

• Certificados digitais: a digitalização de documentos faz com que muitas empresas tenham dúvidas em relação à segurança das informações e a autenticidade desses documentos. A boa notícia é que através dos certificados digitais, é possível assegurar a autenticidade das assinaturas, o que ajuda os profissionais da contabilidade a otimizar as operações e agilizar o envio de informações.

Inteligência artificial e robotização: como tentativa de reduzir operações manuais, as empresas estão buscando formas de automatizar todas as funções contábeis. Devido ao crescimento da inteligência artificial no mundo dos negócios, é bem provável que nos próximos anos, os sistemas contábeis virtuais se tornem ainda mais comuns.

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