Guia de compra de sistemas de gestão de documentos

Índice

  1. O que são sistemas de gestão de documentos?
  2. Quais as vantagens de empregar um sistema de gestão de documentos?
  3. Quais os principais recursos dos sistemas de gestão de documentos?
  4. O que levar em conta antes de adquirir um sistema de gestão de documentos?
  5. Quais são as tendências dos sistemas de gestão de documentos para os próximos anos?

O que são sistemas de gestão de documentos?

Os sistemas de gestão de documentos têm como principais funções auxiliar os usuários a criar, armazenar e organizar documentos.

Essa solução tecnológica facilita o controle de informações da organização, sejam elas referentes a execução de projetos, pagamentos de fornecedores, demonstrativos financeiros, etc.

Um bom sistema de gestão de documentos deve ser capaz não apenas de armazenar, mas também, disponibilizar dados e informações de maneira simples e eficiente para todos os envolvidos.

Quais as vantagens de empregar um sistema de gestão de documentos?

Os softwares de gestão de documentos podem acelerar o processo de transformação digital do seu negócio, já que eliminam totalmente, ou parcialmente, a necessidade de armazenar arquivos em espaços físicos.

Entre os principais benefícios dessa solução tecnológica, podemos citar:

1. Agilidade e eficiência para a equipe

Como os documentos ficarão armazenados em uma plataforma específica, os funcionários da empresa não vão precisar manter pilhas de arquivos em cima de suas mesas ou passar horas procurando por um determinado documento nas pastas do PC.

Ou seja, um trabalho que antes levava horas para ser concluído, com um software específico, pode ser realizado em poucos minutos.

Dessa forma, os funcionários se tornam mais produtivos e ágeis.

2. Segurança dos dados

Os sistemas de gestão de documentos devem disponibilizar um recurso conhecimento como ‘’controle de dados’’, através da definição de níveis de acesso dos usuários.

Você pode permitir o acesso apenas ao pessoal autorizado e em níveis diferentes. Ou seja, um estagiário não vai conseguir visualizar e alterar as informações da mesma forma que um gestor ou chefe do projeto, por exemplo.

Além do controle de acesso, há um outro benefício que ajuda a manter a segurança dos dados: o backup.

Assim, a empresa consegue manter cópias de arquivos importantes, evitando que documentos sejam perdidos ou extraviados.

3. Acesso remoto

Se você ou os seus funcionários trabalham de modo remoto, podem ficar tranquilos. Através dos sistemas de gestão de documentos, é possível acessar dados e informações de qualquer lugar.

Automatizar o armazenamento é uma forma de melhorar a acessibilidade e diminuir o tempo de busca por informações.

4. Redução de custos

Atualmente, reduzir custos é uma questão de sobrevivência para as empresas. Um dos maiores gastos que as organizações têm, são os aluguéis de espaços físicos utilizados para armazenar documentos.

Desse modo, ao abrir mão de arquivos físicos e adotar o armazenamento eletrônico, além de diminuir os gastos com a locação de um espaço apenas para guardar esses documentos, você vai poder eliminar despesas com impressão, papéis, tonners, etc.

Um dos maiores erros das organizações é reduzir custos sem fazer um planejamento financeiro antes, já que muitas vezes, ao eliminar gastos, você pode comprometer a qualidade dos serviços e do atendimento.

A boa notícia é que ao utilizar um bom sistema de gestão de documentos, você economiza e ainda melhora a eficiência da comunicação interna e do controle de arquivos.

Quais os principais recursos dos sistemas de gestão de documentos?

Ferramentas de colaboração: essas soluções tecnológicas ajudam na integração das equipes de uma corporação e automatizam os fluxos de trabalho.

Controle e rastreamento de arquivos: para a segurança da organização, é muito importante controlar todos os processos referentes ao compartilhamento e armazenamento de informações.

Pesquisa de texto: para achar um documento específico, basta digitar a palavra-chave em uma das caixas de pesquisa da plataforma.

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O que levar em conta antes de adquirir um sistema de gestão de documentos?

Conheça melhor a realidade do seu negócio

Os sistemas de gestão de documentam melhoram a comunicação interna e externa da organização, preservam a segurança dos dados e diminuem o tempo de execução de muitas tarefas operacionais.

Contudo, antes de aplicar essa solução tecnológica, é preciso ficar atento a alguns fatores, como por exemplo:

Integração com outras plataformas: Os sistemas de gestão de documentos podem ser integrados com ferramentas utilizadas por profissionais de todos os setores da empresa como marketing, RH, contabilidade, etc. Com a integração de documentos, os funcionários podem trabalhar de forma mais conjunta e organizada.

Acesso aos arquivos: se os funcionários da sua empresa, quando viajam ou trabalham em casa, perdem o acesso aos arquivos, está mais do que na hora de você implementar um sistema de gestão de documentos. Caso seja necessário, considere fazer treinamentos e reuniões para explicar como a gestão de documentos vai funcionar a partir do momento em que esses sistemas começarem a ser utilizados.

Digitalização de documentos: o recurso de digitalizar os documentos auxilia os usuários a escanear documentos físicos e indexá-los utilizando um conjunto específico de palavras-chave. O armazenamento virtual, ao ser combinado com a indexação, facilita o trabalho dos usuários na hora em que eles precisarem procurar por determinado arquivo.

Quais são as tendências dos sistemas de gestão de documentos para os próximos anos?

Os sistemas de gestão de documentos estão se tornando cada vez mais comuns no mundo dos negócios, já que essa solução tecnológica traz diversos benefícios.

E é por isso que esses sistemas vão se desenvolver ainda mais nos próximos anos. Entre as principais tendências, podemos citar:

Mobilidade: com o aumento do número de pessoas utilizando o celular ou outros dispositivos móveis para trabalhar, os sistemas de gestão de documentos precisarão oferecer recursos como interfaces e aplicativos móveis, por exemplo.

Armazenamento em nuvem: a partir de um servidor online, que armazenará todos os documentos da corporação, os funcionários que possuem acesso ao sistema, poderão encontrar todos os arquivos e informações necessários para a realização de atividades rotineiras ou projetos temporários.

Assinatura digital: com os avanços tecnológicos dos últimos anos, a assinatura digital se tornou uma prática comum e muito bem aceita nas empresas. Elas possuem a mesma validade que as assinaturas manuais e facilitam o fechamento de acordos e contratos entre empresas, clientes, fornecedores e acionistas.

Se você ficou interessado em adquirir um sistema de gestão de documentos para a sua empresa, entre em contato com a Brinov agora mesmo e fale com um de nossos representantes.

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